Kanban應用於專案管理經驗談

目前的專案團隊正在利用Jira實行看板管理，透過此篇文章與大家分享我們的看板。而「Kanban」相關的介紹請參閱網路或書籍介紹，不在此篇文章多作贅述。

我們的看板有兩個專案同時一起進行，主要是因為這兩個專案的團隊成員屬於共享資源，一個成員能兼具兩個專案的工作，而成員角色各有PM*2、SA*1、SD*1、PG*7、QA*2。

以下圖呈現我們看板的整體流程，並同步說明各個成員角色的任務：

由於成員們是兩個專案共享的，需要時常評估每個成員的工作量，才能進行指派任務。而指派任務，都會透過每日的看板會議上進行。

看板會議會檢視每一個人目前的工作任務，而剛開始碰到了不少問題，列出幾點，是我們遇到的問題與解決方式：

1.    會議時間過長：

當看板管理啟動時，會議的時間會花費比較久，屬於正常的現象。是因為團隊成員還搞不清楚該報告什麼？該做什麼？這點會需要由主持人去更正、指導。

2.    偏離會議主題：

因為遇到問題時，大家都會迫切的希望協助，並快速解決問題，但這場會議的重點在於回饋實際的工作狀況與遇到的困難，而不是一場解決困難的會議。在會議上，只能先釐清權責問題與困難的癥結點，並在會後，另外處理這個議題。

3.    忘記更新牌卡：

每天的會議上，會報告目前的工作任務與已完成的項目，但卻常常忽略要更新牌卡的狀態與進度說明，只能透過不斷叮囑，提醒大家更新，並養成更新進度的習慣。

而這個看板管理的目的，主要能公開、透明的呈現每個人每日的工作目標，讓團隊成員可以互相瞭解彼此的工作狀況，且當有需求更新時，也可透過看板達到資訊一致的效果。

這是我們第一次實行看板管理，我們是由PM評估成員各自的工作狀況，再進行分派任務。目的是防止任務都同時堆積在同一個成員身上，所以每日的看板會議，是針對每個人各自持有的牌卡任務，讓成員們說明目前的工作狀況，這種方式，可以讓成員們勇於在團隊中表達，而不是像以往的專案，都是由主管層級的角色來決定執行方向，成員們也可以共同決定開發工具、開發技術等等，讓成員們都可以有參與感。

如果剛好遇到專案停滯期時，我們也會要求成員們學習研究某種工具或技術，並於每日會議中報告研究進度，而後續也會安排作資訊分享的研究成果。透過這樣的方式，能填補專案停滯期，更能讓成員們進修，藉此來提昇成員們的專業知識與技能。

我覺得最大的收穫是，透過看板，成員們展現出團結的氛圍，當有狀況發生時，他們會互相求助和互相幫忙，資深的成員也能教導、帶領資淺的成員。而以往專案的經驗，都會是PM、SA居中協調幫助成員們解決問題。現在反而是成員們會互相溝通、協調，當無法處理時，才會求助PM。我們大部分的成員都是第一次合作，卻能有這樣的默契，我想應該是歸功於看板管理囉。