Kanban

Kanban應用於專案管理經驗談

葉子瑄 2020/12/23 14:05:23
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目前的專案團隊正在利用Jira實行看板管理,透過此篇文章與大家分享我們的看板。而「Kanban」相關的介紹請參閱網路或書籍介紹,不在此篇文章多作贅述。

 

我們的看板有兩個專案同時一起進行,主要是因為這兩個專案的團隊成員屬於共享資源,一個成員能兼具兩個專案的工作,而成員角色各有PM*2SA*1SD*1PG*7QA*2

以下圖呈現我們看板的整體流程,並同步說明各個成員角色的任務:

 

由於成員們是兩個專案共享的,需要時常評估每個成員的工作量,才能進行指派任務。而指派任務,都會透過每日的看板會議上進行。

 

看板會議會檢視每一個人目前的工作任務,而剛開始碰到了不少問題,列出幾點,是我們遇到的問題與解決方式:

1.    會議時間過長:

當看板管理啟動時,會議的時間會花費比較久,屬於正常的現象。是因為團隊成員還搞不清楚該報告什麼?該做什麼?這點會需要由主持人去更正、指導。

2.    偏離會議主題:

因為遇到問題時,大家都會迫切的希望協助,並快速解決問題,但這場會議的重點在於回饋實際的工作狀況與遇到的困難,而不是一場解決困難的會議。在會議上,只能先釐清權責問題與困難的癥結點,並在會後,另外處理這個議題。

3.    忘記更新牌卡:

每天的會議上,會報告目前的工作任務與已完成的項目,但卻常常忽略要更新牌卡的狀態與進度說明,只能透過不斷叮囑,提醒大家更新,並養成更新進度的習慣。

 

而這個看板管理的目的,主要能公開、透明的呈現每個人每日的工作目標,讓團隊成員可以互相瞭解彼此的工作狀況,且當有需求更新時,也可透過看板達到資訊一致的效果。

 

這是我們第一次實行看板管理,我們是由PM評估成員各自的工作狀況,再進行分派任務。目的是防止任務都同時堆積在同一個成員身上,所以每日的看板會議,是針對每個人各自持有的牌卡任務,讓成員們說明目前的工作狀況,這種方式,可以讓成員們勇於在團隊中表達,而不是像以往的專案,都是由主管層級的角色來決定執行方向,成員們也可以共同決定開發工具、開發技術等等,讓成員們都可以有參與感。

 

如果剛好遇到專案停滯期時,我們也會要求成員們學習研究某種工具或技術,並於每日會議中報告研究進度,而後續也會安排作資訊分享的研究成果。透過這樣的方式,能填補專案停滯期,更能讓成員們進修,藉此來提昇成員們的專業知識與技能。

 

我覺得最大的收穫是,透過看板,成員們展現出團結的氛圍,當有狀況發生時,他們會互相求助和互相幫忙,資深的成員也能教導、帶領資淺的成員。而以往專案的經驗,都會是PMSA居中協調幫助成員們解決問題。現在反而是成員們會互相溝通、協調,當無法處理時,才會求助PM。我們大部分的成員都是第一次合作,卻能有這樣的默契,我想應該是歸功於看板管理囉。

葉子瑄